Quy tắc 80/20 là gì? Làm thế nào để áp dụng hiệu quả quy tắc 80/20?

NGUYÊN TẮC 80/20 - NGUYÊN TẮC PARETO LÀ GÌ?

Quy tắc 80/20 hay còn được biết tới với tên gọi nguyên tắc Pareto hoặc quy luật số ít, về cơ bản có nghĩa là trong nhiều trường hợp, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Nguyên tắc Pareto hay quy tắc 80/20 là một sự thật phổ quát về sự mất cân bằng giữa đầu vào và đầu ra.

Ví dụ:

· 80% vấn đề bắt nguồn từ 20% dự án.

· 60% sự sao nhãng của bạn đến từ 40% các nguyên nhân.

· 70% khách hàng chỉ sử dụng được 30% tính năng của phần mềm.

· 90% khiếu nại được đưa ra bởi 10% người dùng.

· 80% giá trị đạt được với 20% nỗ lực đầu tiên.

· 85% các cuộc trò chuyện quan trọng xuất phát từ 15% các email.

QUY TẮC NÀY HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?

Chúng ta có thể áp dụng quy tắc 80/20 cho hầu hết mọi tình huống nếu không muốn nói là tất cả các tình huống. Hãy nghĩ về các đầu việc cần làm hàng ngày của bạn, bạn có biết 20% công việc hàng ngày nào mang lại cho bạn nhiều lợi ích nhất không? Hoặc niềm hạnh phúc? Nếu bạn đã biết những câu trả lời này, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch dành nhiều thời gian hơn cho 20% công việc đó. Bây giờ, hãy nghĩ về cách bạn có thể giảm bớt, chuyển giao hoặc loại bỏ 80% công việc chỉ mang lại cho bạn 20% kết quả.

NHỮNG QUAN NIỆM SAI LẦM VỀ QUY TẮC 80/20

1) Luôn luôn là 80 + 20 = 100

Rất nhiều người cố định quy tắc 80/20 với hai con số 80,20 cùng phép tính 80+20=100. Điều này làm hẹp đi ý nghĩa thực sự của quy tắc 80/20. Điều quan cốt lõi cần nhớ về quy tắc là: “Nó chỉ ra sự mất cân bằng và, sự mất cân bằng này có thể là bất kỳ tỷ lệ nào.” Quy tắc 80/20 có thể bao gồm cả 60/3, nếu 60% kết quả được tạo ra chỉ bằng 3% nguồn lực...

2) Nếu liên tục áp dụng quy tắc 80/20, cuối cùng ta sẽ không có gì

Như đã đề cập ở trên, việc áp dụng quy tắc này không nên chỉ hoàn toàn là toán học. Chúng ta bị giới hạn bởi thời gian và không thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ của mình. Vậy nên, bằng việc sử dụng quy tắc 80/20, chúng ta có thể chọn ra 20% nhiệm vụ hàng đầu tạo ra nhiều hiệu quả nhất và sau đó dành thời gian còn lại cho 80% nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

3) Bạn phải loại bỏ hoàn toàn những gì không thuộc về 20%

Nhiều người chia sẻ rằng: ”Ta không thể bỏ qua các nhiệm vụ còn lại chỉ vì nó ít quan trọng hơn, mọi thứ đều cần phải được thực hiện”. Chúng ta hoàn toàn đồng ý với quan điểm này. Như đã nói ở trên chúng ta sẽ dành sự ưu tiên hơn cho 20% cho những nhiệm quan trọng hơn, nhưng không nhất thiết phải là sự ưu tiên tuyệt đối.

VẬY ÁP DỤNG QUY TẮC 80/20 NHƯ THẾ NÀO ĐỂ CÓ THÊM NHIỀU THỜI GIAN HƠN?

· Xác định tất cả các nhiệm vụ hàng ngày / hàng tuần của bạn.

· Xác định các nhiệm vụ chính.

· Những nhiệm vụ nào mang lại nhiều lợi ích hơn cho bạn?

· Suy nghĩ về cách bạn có thể giảm bớt hoặc loại bỏ những công việc mang lại cho bạn ít lợi ích hơn.

· Lập kế hoạch để làm nhiều việc mà mang lại nhiều giá trị hơn cho bạn.

· Sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên cho bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện.

· Lập kế hoạch tập trung vào các hoạt động hiệu quả nhất.

CÁCH THIẾT LẬP MỤC TIÊU DỰA TRÊN QUY TẮC 80/20

1. Xác định các nhiệm vụ chính dựa trên mục tiêu của bạn. Điều gì đang cản trở bạn? Lập danh sách các khó khăn đó. Điều gì cản trở ưu tiên của bạn? Cùng với nhóm của mình, hãy đưa ra một kế hoạch để loại bỏ những vật cản đó. Tận dụng cơ hội này để làm rõ các mục tiêu và tầm nhìn với nhóm đa chức năng của bạn. Đây cũng là cơ hội tốt để nhận thông tin phản hồi.

2. Làm rõ và loại bỏ khó khăn. Mọi thứ càng rõ ràng sẽ càng giúp bạn và nhóm của bạn có tầm nhìn tốt hơn về mục tiêu chiến lược và nhiệm vụ các bạn cần làm để đạt được những mục tiêu đó. Loại bỏ những trở ngại là cách tốt nhất để bạn tập trung hơn, hãy nhớ rằng chúng ta muốn tối đa hóa giá trị của việc tập trung vào các nhiệm vụ sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn.

3. Sử dụng quy tắc 80/20. Sau khi bạn đã đánh giá các mục tiêu và nhiệm vụ của mình bằng việc áp dụng quy tắc 80/20, việc tập trung vào đúng những điều phù hợp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Vì bạn sẽ tập trung vào những gì sẽ mang lại cho bạn nhiều giá trị hơn, bạn sẽ bắt đầu nhận được kết quả nhanh hơn. Đây cũng có thể là một động lực để tiếp tục tập trung vào những gì quan trọng nhất.

4. Làm việc thông minh hơn. Đây luôn phải là điều căn bản trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta: đánh giá, ưu tiên, tập trung và làm việc không ngừng. Đừng nản lòng, hãy làm việc thông minh hơn và cùng nhóm của mình hướng tới mục tiêu.

----------

Tác giả: Thaisa Fernandes